راهنمای جامع برونسپاری کارها و پروژه ها بصورت اینترنتی و استخدام متخصص دورکار

مقدمه:

همانطور که می دانید امروزه به دلیل توسعه کسب و کارها و رشد فضای مجازی، بسیاری از امور در بستر اینترنت انجام می شوند. برون سپاری آنلاین یکی از شیوه های مرسوم برای انجام پروژه ها به صورت دورکاری است. برای این که بتوانید نسبت به روند برون سپاری پروژه ها به صورت اینترنتی اطلاعات خود را افزایش دهید، نیاز است تا ابتدا با مفهوم برون سپاری چیست، آشنا شوید. برون سپاری کارها می تواند از مزایا و نکات مثبت زیادی برای افراد فعال در این حوزه برخوردار باشد. زیرا با انجام برون سپاری پروژه های شرکتی، چندین زمینه شغلی برای افراد مختلف ایجاد خواهد شد.

برای برون سپاری اینترنتی پروژه ها می توان از روش های مختلفی بهره برد. استفاده از سایت های ویژه برون سپاری کارها، یکی از این روش های رایج است. برخی از افراد برای این کار، برون سپاری آنلاین در سایت Do it را انتخاب می کنند. شما در این سایت می توانید برون سپاری پروژه های طراحی و گرافیک یا سایر پروژه ها با مفاهیم متنوع و مختلف را انجام داده و از مزایای آن بهرمند شوید. در ادامه به معرفی تمامی نکات پیرامون برون سپاری کارها و پروژه ها بصورت اینترنتی پرداخته و شما را با روند فعالیت در این حوزه آشنا خواهیم کرد. 

نکات لازم برای ورود به حوزه برون سپاری کارها و پروژه ها 

به طور کلی در دنیای امروز بیشتر امور به شکل برون سپاری صورت می گیرند. برای این که بتوان در این حوزه به موفقیت رسید، نیاز است تا با همه چیز درباره برون سپاری و یا همان صفر تا صد برون سپاری و نکات پیرامون آن آَشنا شد. به همین منظور باید در ابتدا با مفهوم و چیستی برون سپاری و پروژه دورکاری آشنا شده و سپس مهم ترین دلایل و اهداف موجود برای ورود به این حوزه را بررسی کرد. در ادامه نیز می بایست به بررسی مزایا برون سپاری و همچنین معایب آن پرداخته شود. البته توصیه می شود که قبل از بررسی این مزایا و معایب، نکات مثبت برون سپاری و و منفی آن را مطالعه نمایید. شما با سپری کردن این مراحل تا حدودی آماده شروع فرایند برون سپاری آنلاین هستید. اما باید بدانید که شناخت رایج ترین اشتباهات در حین فرایند برون سپاری آنلاین می تواند به شما در این مسیر کمک زیادی بکند. برای مثال شما با شناخت این اشتباهات می توانید در زمان برنامه ریزی برای شروع کسب درآمد از انجام پروژه های برون سپاری، دقت بیشتری را به خرج بدهید. 

علاوه بر این موارد نیاز است تا شما با رابطه برون سپاری و دورکاری آنلاین آشنا شده و همچنین رابطه برون سپاری و فریلنسری را درک نمایید. زمانی که شما درباره صفر تا صد برون سپاری تحقیق می کنید، ممکن است با برخی سوالات رایج نیز مواجه شوید. پیدا کردن پاسخ برای این سوالات به شما کمک می کند تا همه چیز درباره برون سپاری را به شکل بهتری درک نمایید. برای رشد کار خود می توانید از سایت ها و اپلیکیشن های برون سپاری نیز بهره ببرید. برون سپاری آنلاین در سایت Do it و استفاده از اپلیکیشن برون سپاری Do it می تواند در این راستا به شما کمک زیادی بکند. با طی کردن این مراحل و درک نکات پیرامون دورکاری و برون سپاری، می توان با یک ذهنیت مثبت برای شروع فرایند برون سپاری آنلاین اقدام کرد. در ادامه به طور کامل به بررسی صفر تا صد برون سپاری و همچنین روش های کسب درآمد از کارهای برون سپاری شده خواهیم پرداخت تا شما بتوانید به سوال برون سپاری آنلاین چیست، یک پاسخ اصولی بدهید. به همین خاطر برای کسب اطلاعات بیشتر درباره برون سپاری اینترنتی در ادامه با ما همراه باشید. 

آشنایی با مفهوم و چیستی برون سپاری کار ها و پروژه ها 

در طول سال ها، برون سپاری به گونه ای متفاوت دیده شده و در مورد برون سپاری (به انگلیسی: Outsourcing) نظرات متفاوتی وجود دارد است. برخی برون سپاری را ناجی شرکت خود می دانند و برخی دیگر برون سپاری را بسیار بد و یک تاکتیک مدیریت اشتباه می دانند که باعث از دست رفتن فرصت های شغلی می شود. قبل از اینکه شروع به ارزیابی برون سپاری کنید و ببینید آیا برای شرکت شما مناسب است یا خیر، لازم است که برون سپاری را به درستی درک کنید. کدام یک از وظایف سازمان را برون سپاری کنیم و کدام را استخدام کنیم؟ این یکی از مهمترین چالش های مدیریتی است که بسیاری از افراد با آن دست و پنجه نرم می کنند. پیشرفت علم و فناوری مزایای بسیاری دارد، اما برخی از فرآیندها را پیچیده‌تر کرده است. 

50 سال پیش را تصور کنید. اگر شخصی قصد راه اندازی کسب و کاری را داشت می توانست به تنهایی کار خود را شروع کند و پس از مدتی به تدریج نیروهای مختلفی را استخدام کند. یک کسب و کار را می شد با 4 یا 5 نفر مدیریت کرد و با رشد آن افراد بیشتری استخدام شدند. این مسیر آسانی برای کسب و کارهای امروزی نیست. در سال های اخیر همه رشته ها تخصصی شده و هر رشته ای نیاز به نیروی متخصص دارد. یک فرد دیگر نمی تواند به تنهایی آجرهای کسب و کار خود را جمع و جور کند و پس از ایجاد ساختار به سراغ استخدام کارمندان برود. راه اندازی یک شرکت، در هر زمینه ای، از همان ابتدا نیازمند یک تیم است. برون سپاری یکی از بهترین گزینه ها برای استخدام است. 

تعریف رایج برون سپاری چیست؟

برون سپاری قراردادی است بین شما و شرکت دیگری به طوری که بخشی از کار، عملیات، کار یا فرآیندی که قرار بود توسط کارکنان شرکت شما انجام شود، در مدت زمان مشخصی توسط آن شرکت انجام شود. این فرآیندهای برون سپاری که قرار است توسط گروه دیگری انجام شود، می توانند در داخل یا خارج از شرکت شما انجام شوند. مثلا استخدام کارمند موقت در زمانی که منشی شما در مرخصی زایمان است، برون سپاری محسوب نمی شود. امروزه رایج ترین نوع برون سپاری، نیروهای کاری است که برای کارهای تولیدی به کشورهایی مانند هند و چین اعزام می شوند. اما برون سپاری به این نوع محدود نمی شود. این نوع برون سپاری معمولاً برون سپاری فرامرزی نامیده می شود. 

به عنوان مثال می توان به مراکز خدمات مشتریان و پشتیبانی فنی تلفنی و همچنین برنامه نویسی کامپیوتر اشاره کرد. خدمات سرایداری و خدمات امنیتی نمونه هایی از مشاغلی هستند که عموماً از برون سپاری به کشورهای دیگر در امان هستند، زیرا برون سپاری بخشی از یک شرکت می تواند این نیازهای شغلی را در آن شرکت برطرف کند و در نهایت آنها را به کلی حذف کند. همانطور که گفته شد برون سپاری به این معناست که یک سازمان بر اساس قرارداد، بخشی از فعالیت های خود را به شخص یا سازمان دیگری واگذار می کند تا در مدت زمان معینی آن را انجام دهد. این قسمت از فعالیت ها می تواند یک پروژه تمام عیار مانند مرکز تماس یا حسابداری یا یک پروژه موقت مانند تولید محتوا برای مدت زمان محدود باشد. جالب است بدانید که این شیوه کار از قدیم الایام رایج بوده است. بسیاری از دولت ها ساخت بناهای تاریخی را به معماران و بناها واگذار می کنند. رومیان باستان جمع آوری مالیات را به پیمانکاران سپردند و می توان گفت که این مفهوم برای اولین بار در جهان مطرح شد.

برون سپاری دیجیتال مارکتینگ

دیجیتال مارکتینگ دارای شاخه های زیادی از جمله سئو، بازاریابی اینستاگرام، ایمیل مارکتینگ، بازاریابی برای سایر شبکه های اجتماعی مانند لینکدین، توییتر، یوتیوب و ...، بازاریابی پیامکی، بازاریابی محتوا و ... می باشد. هر کدام از این شاخه ها دنیایی از محتوا هستند و اگر به طور کلی می خواهید یک کمپین دیجیتال مارکتینگ راه اندازی کنید، بهتر است به تیم دیگری که در این کار تخصص دارند برون سپاری کنید. بر اساس نتایج نظرسنجی، برون سپاریبازاریابی دیجیتال نسبت به درونی سازی آن (استخدام یا آموزش شخصی) رضایت بیشتری داشته است. گاهی اوقات بهتر است کار را در زمینه ای برون سپاری کنیم که تخصص یا زمان کافی برای گرفتن نتایج بهتر نداریم.

مهم ترین دلایل برای انجام برون سپاری پروژه ها 

دلایل برون سپاری در سازمان بسیار متنوع است و با توجه به نحوه کار سازمان، ذهنیت مدیر، نوع پروژه ای که برون سپاری می شود و نحوه واگذاری پروژه متفاوت است. به عنوان مثال ممکن است یک شرکت منابع لازم برای انجام پروژه را داشته باشد، اما پروژه خود را تنها برای ایجاد رابطه و دستیابی به اهداف و مزیت های تجاری به سازمان دیگری بسپارد. این یک دلیل استراتژیک برای برون سپاری است. در ادامه به بررسی رایج ترین دلایل برون سپاری می پردازیم.

·      تمرکز

مدیرانی که می خواهند تمام کارهای سازمان خود را انجام دهند با مشکل مواجه می شوند. آنها باید زمان و هزینه زیادی را صرف کنند، منابع زیادی را تخصیص دهند و افراد زیادی را برای مدیریت تمام فرآیندهای سازمان استخدام کنند. با این کار حوزه امور از دست آنها خارج می شود و نمی توانند امور اصلی سازمان را اداره کنند. یکی از دلایل برون سپاری این است که ذهن شما از بخشی از فرآیندهای سازمان رها شده و می توانید روی موارد اصلی تمرکز کنید. البته عدم مشارکت در پروژه هایی که برون سپاری کرده اید نیاز به مدیریت صحیح و انتخاب یک گروه حرفه ای برای انجام پروژه دارد.

·      هزینه

برخی از فرآیندهای سازمان نیاز به هزینه زیادی دارد و اگر آنها را خارج از سازمان رها کنید می توانید این هزینه ها را کاهش دهید.

·      موجودی کم

برخی از سازمان ها منابع لازم برای انجام برخی از کارهای خود را ندارند. به عنوان مثال ممکن است سازمانی نیاز به اپلیکیشن داشته باشد اما بودجه و فضای کافی برای بستن تیم برنامه نویسی نداشته باشد و مدیران به دلیل عدم آگاهی در این زمینه نتوانند تیم را مدیریت کنند. در این صورت پروژه طراحی اپلیکیشن خود را به تیمی از متخصصان این حوزه می سپارند تا درگیر فرآیند برنامه نویسی نشوند. بعد از زمان تعیین شده برای گرفتن نتیجه به تیم مراجعه می کنند.

·      زمان

یکی از دلایل برون سپاری زمان است. تصور کنید مدیری متوجه رشد بازارهای مالی شده است، اما در زمینه معاملات و سرمایه گذاری تخصص ندارد. او باید حداقل دو تا سه سال برای کسب این مهارت وقت بگذارد. اما روند بازار همیشه بالا نیست. در نتیجه مشاور سرمایه گذاری و سبدگردان استخدام می کند و این کار را به او می سپارد.

·      تخصص

یکی دیگر از دلایل برون سپاری، تفاوت بین انجام یک کار و انجام آن به بهترین شکل است. وقتی مدیران فرد یا گروهی را می یابند که کار را بهتر از آنها انجام می دهد، آن را به آنها تحویل می دهند تا کار را با کیفیت بالاتری ارائه دهند.

مهم ترین اهداف برای انجام برون سپاری پروژه ها 

اهداف برون سپاری یکی از مهم ترین موضوعاتی است که باید مورد توجه قرار گیرد.. اهداف برون سپاری کاملا منحصر به فرد است و حتی ممکن است از پروژه ای به پروژه دیگر متفاوت باشد. این اهداف به نوعی برای آزادکاری و برون سپاری مشترک بوده و تنها در برخی موارد دارای تناقض است. در ادامه به برخی از مهم ترین اهداف برون سپاریاینترنتی که برای سازمان های مختلف استفاده می شود اشاره می کنیم.

• اهداف سیاسی

این موضوع بیشتر به برون سپاری فرامرزی اشاره دارد. گاهی دو کشور پروژه های مهم خود را برای تقویت روابط خود به یکدیگر واگذار می کنند.

• اهداف اقتصادی

صرفه جویی در هزینه پروژه، استخدام نیرو و تامین منابع می تواند بخشی از اهداف برون سپاری باشد.

• اهداف استراتژیک

گاهی اوقات استراتژی های سازمانی و مدیریتی ایجاب می کند که برخی امور به خارج از سازمان واگذار شود. به عنوان مثال، استراتژی یک سازمان ممکن است تمرکز بر ماموریت اصلی سازمان در محیط کار و برون سپاری کلیه امور جانبی مانند حسابداری، بازاریابی و غیره باشد. اهداف دیگری برای برون سپاری پروژه ها وجود دارد. به عنوان مثال ممکن است یک کارخانه تجهیزات لازم برای تولید یک محصول را داشته باشد اما با توجه به پیشرفت تکنولوژی تجهیزات جدیدی در بازار عرضه شده است. در نتیجه این کارخانه تولید محصول را به گروهی واگذار می کند که امکانات جدیدتری برای پوشش نیاز مشتریان دارند. با این کار او رضایت مشتریان خود را خواهد داشت و نیازی به خرید تجهیزات جدید ندارد.

سوالاتی در خصوص انتخاب روش مناسب برای انجام پروژه 

توضیح

• آیا پروژه طولانی مدت است یا بعد از مدتی به پایان می رسد؟
• آیا پروژه جزء فعالیت های اصلی سازمان است؟
• آیا سازمان شما منابع لازم برای انجام پروژه در داخل سازمان را دارد یا خیر؟
• کدام روش مناسب ترین هزینه خواهد بود؟
• استخدام کارشناسان چقدر طول می کشد؟
• مزایا و معایب برون سپاری پروژه چیست؟
• مزایا و معایب استخدام افراد برای انجام پروژه چیست؟
• مدیریت کدام یک برای شما راحت تر است؟ نیروهای داخلی یا فریلنسرها؟
• آیا فضای کافی برای استخدام کارکنان بیشتری دارید؟
• آیا برون سپاری برای شرکت ارزش افزوده ایجاد می کند؟
• آیا در زمینه پروژه مورد نظر مهارت کافی دارید تا بتوانید بر روند پیشرفت پروژه و عملکرد کارکنانی که در این زمینه استخدام می کنید نظارت داشته باشید؟
• سازمان های دیگر چگونه چنین پروژه ای را انجام می دهند؟

انواع روش های موجود برای برون سپاری کارها و پروژه ها 

برون سپاری اینترنتی را می توان با توجه به مکان و ماهیت کار به دو دسته کلی تقسیم کرد و برای هر دسته زیرمجموعه هایی در نظر گرفت. زمانی که شما می خواهید همه چیز درباره برون سپاری را بررسی کنید، نیاز است تا با این روش ها آشنا شوید. در ادامه روش های موجود برای برون سپاری کارها و پروژه ها را معرفی خواهیم کرد. 

·      برون سپاری بر اساس مکان

شما می توانید در محل شرکت خود برون سپاری کنید و تمام کارهای داخل آن را یک فرد، تیم یا سازمان خارجی انجام دهید یا کار خود را به گروهی خارج از سازمان خود بسپارید. کارهایی هستند که باید در داخل مجموعه شما انجام شوند و راه دیگری وجود ندارد، اما موارد زیادی وجود دارد که می توان از راه دور انجام داد یا در مکان دیگری روی آنها کار کرد.

·      برون سپاری بر اساس توجه به ماهیت کار

عملیاتی که برون سپاری می شوند را می توان به عنوان یک پروژه تعریف کرد و یا یک رویکرد فرآیند محور را برای آن در نظر گرفت. مواردی وجود دارد که به راحتی می توان آنها را به عنوان پروژه تعریف کرد، زیرا نتیجه خاصی دارند و انتظارات از قبل تعریف شده است. اما برخی چیزها نیاز به آزمون و خطا دارند و بهتر است فرآیند محور باشند. قرارداد را می توان برای بازدهی که در هر دوره زمانی مشخص می شود، تنظیم کرد.

آشنایی با نکات مثبت و منفی برون سپاری کارها و پروژه ها 

در واقع هر حرفه و سبک کاری را بخواهید مورد بررسی قرار دهید، نیاز است تا مزایا و معایب آن آشنا شوید. مزایا برون سپاری و معایب آن را می تواند در ابعاد مختلفی مورد بررسی قرار داد. اما برای بررسی دقیق آن ها نیاز است تا ابتدا با نکات مثبت برون سپاری و نکات منفی آن آشنا شد. بررسی این نکات به شما کمک می کند تا بتوانید با دیدی باز برای تحلیل مزایا برون سپاری و معایب آن اقدام کنید. فواید برون سپاری آنلاین در مقایسه با مضرات آن بسیار بیشتر است. اما برای این که بتوانید به سوال برون سپاری آنلاین چیست، یک پاسخ جامع بدهید لازم است تا این موارد را در کنار یکدیگر بررسی نمایید. همچنین با شناخت این نکات می توانید تا حدی به تفاوت های میان دورکاری و برون سپاری یا همان آزادکاری و برون سپاری پی ببرید. در همین راستا برای شناخت این نکات در ادامه با ما همراه باشید. 

نکات مثبت برون سپاری حرفه ای

• صرفه جویی در هزینه بالا

وقتی فقط برای خدمات ارائه شده پرداخت می کنید، می توانید مقدار زیادی پس انداز کنید.

• هزینه های اضافی را کاهش می دهد

هنگامی که یک شرکت خارجی یا یک فریلنسر را برای اجرای خدمات حرفه ای خود استخدام می کنید، نیازی به نگرانی در مورد هزینه های اضافی مانند فضای اداری اضافی، لوازم اداری، رایانه و موارد دیگر نخواهید داشت و موجب کاهش هزینه میگردد.

• دسترسی به استعدادهای جهانی

فرض کنید دفتر شما در یک شهر کوچکتر واقع شده است که در آن به وکیل، حسابدار یا متخصص فناوری اطلاعات سطح 1 دسترسی ندارید. شما همچنین نمی خواهید فردی با مهارت های متوسط ​​را استخدام کنید که فقط می تواند هر روز به دفتر بیاید مه با این حرفه میتوان بهریت هارا با دروکاری انتخاب کنید.

• سهولت در استخدام

اگر کارها طبق برنامه پیش نرود، تغییر و استخدام و اخراج کارمند موقت دشوارتر از کارمند دائم داخلی است. ناگفته نماند، با استفاده از این روش می توانید به سرعت موقعیت را با یک فرد مناسب تری پر کنید که بتوانید شبکه گسترده تری را پخش کنید.

نکات منفی برون سپاری حرفه ای

• غیر انحصاری است

هنگامی که یک کارمند قراردادی را استخدام می کنید، می توانید مطمئن باشید که شما تنها کارفرمای آن کارمند نیستید. یعنی شما توجه کامل این کارمند را داشتید.

• از دست دادن یک سری کارمند

گاهی اوقات آنچه برای شما خوب است می تواند ضرر نیز باشد. همانطور که شما توانایی تعویض سریع یک کارمند از راه دور را دارید (در صورت عدم صلاحیت)، آن کارمند نیز می تواند به راحتی شما را با کارفرمای دیگری جایگزین کند.

برون سپاری کارها و پروژه ها چه مزایایی دارد؟

زمانی که تصمیم می گیرید وظایف شرکت را برون سپاری کنید، باید مزایا و معایب را متعادل کنید تا دلایل کافی برای برون سپاری پیدا کنید تا در نهایت منجر به صرفه جویی مالی در شرکت شود. مهم ترین مزایای برون سپاری که باید در نظر بگیرید عبارتند از:

1. کاهش هزینه و مدیریت بودجه

اگرچه همه مدیران بر این باورند که بهترین راه برای مدیریت بودجه را می‌دانند، برون‌سپاری بهتر از هر کسی این کار را انجام می‌دهد. فرض کنید می خواهید بازاریابی اینترنتی برای کسب و کار خود راه اندازی کنید، اگر می خواهید یک تیم حرفه ای استخدام کنید، مانعی ندارد، اما باید برای آنها دفتر جداگانه ای در داخل سازمان، میز و صندلی، تجهیزات کار مانند کامپیوتر و ... در نظر بگیرید. برای آنها آماده شوید، حقوق ثابت به آنها بدهید، هزینه های جانبی مانند نگهداری، پذیرایی و ... را از بودجه شرکت متقبل شوید.

اما برون سپاری با این هزینه ها چه می کند؟ وقتی بازاریابی شرکت را برون سپاری می کنید، چون این کار به صورت آنلاین انجام می شود، نیازی به فضای اختصاصی و تجهیزات لازم برای این کار نخواهید داشت، خودشان ابزار لازم را تهیه می کنند. نیازی نیست به اعضای تیم خود برای مدتی که صرف وب گردی یا چت در رسانه های اجتماعی می کنند پولی بپردازید، آنها فقط برای کارهای انجام شده و از پیش تعیین شده دستمزد دریافت می کنند! معمولاً کارکنان یک شرکت از حقوق راضی نیستند و از بیمه و سایر مزایای شرکت نیز استفاده می کنند که برون سپاری تمام این هزینه ها را از بین می برد. به این ترتیب هزینه های انجام کارها بسیار کاهش می یابد و می توان بودجه شرکت را بهتر مدیریت کرد.

2. کاهش هزینه های سربار شرکت

به عنوان مثال، وقتی رشد یک شرکت باعث می شود که شما به فضای اداری بیشتری نیاز داشته باشید و پول لازم برای افزایش فضای اداری را ندارید، برون سپاری برخی از کارهای ساده نیاز شما را به فضای اداری بیشتر برطرف می کند، به عنوان مثال، بازاریابی تلفنی یا برون سپاری ورود داده ها

3. کنترل هزینه های عملیاتی شرکت

قسمت هایی از شرکت که خارج از کنترل هستند یا مدیریت ضعیفی دارند و باعث خارج شدن هزینه های شرکت از کنترل شده اند، اولین گزینه در برون سپاری هستند. علاوه بر این، شرکتی که به آن برون سپاری می کنید می تواند توانایی مدیریت شما را بهبود بخشد. به عنوان مثال، اگر واحد فناوری اطلاعات پروژه های زیادی دارد، اما شما افراد و بودجه کافی در اختیار ندارید، می توانید با یک قرارداد برون سپاری، مدیریت دپارتمان را مجبور کنید اولویت های خود را تغییر دهد و دوباره کنترل این بخش را به دست بگیرید.

3. تمرکز بر اهداف اصلی شرکت

یک شرکت نباید انتظار داشته باشد که تمام بخش هایش به اندازه خدمات اصلی آن با کیفیت باشند و مدیریت دقیقی داشته باشند. معمولا شرکت ها به اهداف اصلی خود توجه می کنند، اما اگر نتوانند به درستی فرآیندهای جانبی را پیاده سازی و مدیریت کنند، دچار مشکل می شوند. زمانی که یک شرکت توسعه می یابد، دامنه وظایف کوچک و بزرگ نیز افزایش می یابد و از طرفی نیروی انسانی شرکت سعی می کند اهداف اصلی را دنبال کند و از کارهای کوچک غافل شود. در نهایت باعث بروز نقاط ضعفی در شرکت می شود که گاهی نتایج زیانباری به همراه دارد. اما اگر بسیاری از کارهای جانبی برون سپاری شوند، سازمان می تواند بدون نگرانی روی هدف اصلی شرکت تمرکز کند. فرض کنید می خواهید شبکه امنیتی سازمان را بهبود ببخشید، اگر از کارمندان خود شرکت بخواهید این کار را انجام دهند، بدون شک وظایف اصلی آنها ناتمام می ماند. به همین دلیل، برون سپاری باعث می شود شرکت ها هیچ زمانی را برای تمرکز روی مسائل اصلی از دست ندهند.

4. دسترسی به پرسنل ماهر و متخصص

برون سپاری یک پروژه به معنای دسترسی به یک فرد، تیم یا سازمان متخصص است. صرف نظر از هزینه، معمولاً وقتی پروژه ای برون سپاری می شود، خود شرکت یا مهارت انجام آن را ندارد یا زمان آن را ندارد! در چنین شرایطی، برون سپاری امکان در اختیار گرفتن یک تیم یا یک سازمان متخصص را فراهم می کند. این به معنای کشف راه حل های بهتر و استفاده از مهارت بیشتر است. چنین تیم هایی که قبلاً با پروژه های مشابه سروکار داشته اند، بدون شک بهترین راه را برای انجام کار انتخاب می کنند.

5. افزایش سطح دانش کارکنان شرکت

گاهی پیش می آید که نیروهای متخصص شرکت نمی توانند از پس کارهایی که در حیطه تخصصی آنهاست برآیند، یعنی مهارت لازم را ندارند. در چنین زمانی به جای استخدام نیروی جدید، می توانید با یک تیر دو پرنده را بکشید. با برون سپاری کارهای مورد نظر به بهترین نحو انجام می شود، از طرفی اداره مربوطه با قرار گرفتن در روند اجرای پروژه می تواند سطح دانش خود را افزایش داده و موارد مشابه بعدی را خود مدیریت و اجرا کند. برون سپاری می تواند زمینه ساز افزایش سطح دانش مجموعه و دستیابی به کیفیت بالاتر باشد.

6. در زمان صرفه جویی کنید

عنصر زمان آنقدر ارزشمند است که نمیتوان آن را نادیده گرفت. وقتی آن را به شرکت دیگری برون سپاری می کنید، این کار در سریع ترین زمان ممکن انجام می شود، زیرا آنها برای انجام کاری خاص پول می گیرند و سعی می کنند آن را در سریع ترین زمان ممکن انجام دهند. از طرفی از آنجایی که این تخصص آنهاست، تمام ابزارها و راهکارهای لازم را دارند، صرفه جویی در زمان می تواند بسیار سودآور باشد.

7. انعطاف پذیری نسبت به مشتریان و فناوری

قبلاً گفته شد که تکنولوژی و نیازهای مشتری روز به روز تغییر می کند و ما نمی توانیم هزینه زیادی برای همگام شدن با آنها بپردازیم. اما می توان از برون سپاری برای دستیابی به این اهداف استفاده کرد. تیم یا افرادی که در شرکت شما کار می کنند تقریباً منابع محدودی دارند که باعث می شود روند انجام کارها به تعویق بیفتد یا اصلاً به درستی انجام نشود. در همین حال، تیم یا سازمانی که پروژه برون سپاری شما را می پذیرد، به آخرین فناوری ها و منابع بیشتری دسترسی دارد. تجهیزات بهتری دارند و در نتیجه انعطاف بیشتری در انجام پروژه دارند. وقتی مشتری چنین کیفیت و انعطافی را در شرکت شما ببیند، قطعا به سبک مدیریت شرکت شما اعتماد خواهد کرد.

8. احساس رضایت کارکنان مجموعه

هیچ کس دوست ندارد کاری انجام دهد غیر از کاری که برای انجام آن استخدام شده و به او دستمزد می دهند. وقتی وظایف جانبی را به کارمندان شرکت محول می کنید، قطعا نارضایتی را به همراه خواهد داشت. آنها از فعالیت اصلی خود دور می شوند و از طرفی احساس می کنند کلید فرانسوی شرکت شده اند. برون سپاری کارهای غیر ضروری می تواند باعث شود که کارکنان احساس ارزشمندی کنند. آنها احساس می کنند که شما فقط برای تخصص اصلی آنها به آنها نیاز دارید و نمی خواهید وقت آنها را با کارهای بی ارزش تری بگیرید، بنابراین مجبور می شوند در کار خود جدی تر باشند. وقتی به کارمندان خود اجازه می دهید کاری را انجام دهند که صلاحیت انجام آن را دارند، اعتماد به نفس آنها را افزایش می دهید.

 9. رفع نیاز به فضای بزرگتر

با توسعه شرکت ها و کسب مشتریان بیشتر، نیاز به خدمات بیشتر و در نتیجه فضای بیشتر پدید می آید. اگر قرار است تمام فرآیندهای پشت صحنه و آشکار شرکت را خودتان انجام دهید و برون سپاری نکنید، قطعا به فضای بیشتری برای انجام کارها نیاز خواهید داشت. برون سپاری می تواند این مشکل را حل کند. شما می توانید تمام فعالیت های غیر ضروری را برون سپاری کنید و بنابراین از فضای موجود فقط برای کسب و کار اصلی شرکت استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر به چندین دستگاه منشی تلفنی نیاز دارید، با برون سپاری آن به یک شرکت خدمات تلفنی، می توانید از استخدام چند نفر، اختصاص فضا به آنها و خرید تجهیزات و ایجاد زیرساخت های لازم برای این کار خودداری کنید و در فضا، زمان و بودجه.

10. حذف مرزهای جغرافیایی

شما نمی توانید با هزینه شرکت یک تیم حرفه ای را در مراکز استان ها یا خارج از مرزهای کشور استخدام و پشتیبانی کنید. اما شما می توانید برای فروش کالا و خدمات خود، بازاریابی و یا ارائه خدمات پس از فروش با سازمان ها یا تیم ها در هر شهر و کشوری همکاری کنید. کاری که برون سپاری انجام می دهد حذف محدودیت های زمانی و مکانی است.

برون سپاری کارها و پروژه ها چه معایبی دارد؟ 

اگر می خواهید گزینه های خود را برای برون سپاری کار خود ارزیابی کنید، به خاطر داشته باشید که برون سپاریمزایا و معایبی دارد. به معایب برون سپاری فهرست شده در زیر نگاهی بیندازید و ببینید کدام یک ممکن است بر کسب و کار شما تأثیر بگذارد. اگر معایب برون سپاری بیشتر از مزایای آن است، بهتر است از برون سپاری خودداری کنید زیرا قطعا هیچ روشی وجود ندارد که به طور قطع و دائم سودآور باشد و قانونی وجود ندارد که پاسخ یکسانی را برای همه مشاغل و شرکت ها بدهد. اما به طور کلی اگر کارتان را درست انجام دهید و خوش بینانه به اوضاع نگاه کنید، برون سپاری سودآور و مفید است.

1. از دست دادن کنترل مدیریتی

وقتی قراردادی را برای شرکت دیگری امضا می کنید که بخشی از کار شما را به عهده بگیرد، مدیریت و کنترل آن قسمت از کار را به آن شرکت می دهید. شرکتی که شما به آن برون سپاری می کنید استانداردهای مهم برای شرکت شما را رعایت نمی کند. آنها فقط به دنبال سود بردن از خدماتی هستند که به شما و شرکت های دیگری مانند شما ارائه می دهند.

2. هزینه های پنهان

شما با شرکتی که به آن برون سپاری می کنید قراردادی امضا می کنید و جزئیات خدماتی را که به شما ارائه می شود، ارائه می کنید. برای هر چیزی که در قرارداد ذکر نشده است باید هزینه اضافی بپردازید. علاوه بر این، باید یک وکیل استخدام کنید تا جزئیات قراردادی را که امضا کرده اید بررسی کند. آن شرکت قبلاً این کار را انجام داده و قرارداد را از قبل آماده کرده است. بنابراین هنگام شروع مذاکرات در مضیقه خواهید بود.

3. ایجاد استرس در کارکنان

اگرچه برون سپاری به کارمندان اجازه می دهد تا به وظایف اصلی خود دست یابند، اما اگر برون سپاری باعث اخراج برخی از کارکنان از محل کارشان شود، این موضوع می تواند ترسی را در دل همه کارکنان ایجاد کند که چنین اتفاقی برای آنها نیفتد. اگرچه هدف اصلی هر شرکتی سودآوری است، اما لازم است جلسات توجیهی برای کارکنان خود برگزار کنید و امنیت شغلی آنها را تضمین کنید تا بتوانند با اطمینان بیشتری کار خود را انجام دهند. کارکنان بی انگیزه یک کسب و کار می توانند آن را به مرز نابودی بکشانند و زمینه اختلاس و رشوه را فراهم کنند.

4. خطر برای امنیت و اسرار شرکت

آنچه مانند خون در رگ های شرکت جریان دارد، اطلاعاتی است که بر اساس آن شرکت به جلو حرکت می کند. اگر منشور حقوق، اطلاعات پزشکی یا هر گونه اطلاعات محرمانه دیگری دارید که باید به یک شرکت برون سپاری ارائه دهید، این خطر وجود دارد که اطلاعات محرمانه شما فاش شود. اگر کاری که قرار است برون سپاری شود شامل دارایی های مشترک شرکت یا داده ها و اطلاعات شرکت (مثلاً طرح های محصول، فرمول ها و غیره) باشد،شرکت برون سپاری را به دقت ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که داده های شما محافظت می شود و قرارداد احتمالات را فراهم می کند.

5. مشکلات کیفیت

شرکتی که شما به آن برون سپاری می کنید فقط با انگیزه پول است. از آنجایی که شما قیمت را در قرارداد قفل می کنید، تنها راه آنها برای افزایش سود کاهش هزینه ها است و شما فقط زمانی به آنها پرداخت می کنید که شرایط قرارداد را رعایت کنند. علاوه بر این، توانایی پاسخگویی به تغییرات سریع در محیط کسب و کار را از دست می دهید، زیرا قرارداد بسیار خاص است و برای هر تغییری باید هزینه اضافی پرداخت کنید. در برخی موارد، برون سپاری کیفیت محصول یا خدمات شما را کاهش می دهد.

6. کار شما با قدرت مالی یک شرکت دیگر گره خورده است

از آنجایی که بخشی از کار خود را به شرکت دیگری برون سپاری کرده اید، اکنون کار شما به قدرت مالی شرکت دیگری گره خورده است. در نتیجه باید انتظار داشته باشید که شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده اید ورشکست شود و کار شما ناتمام بماند.

7. ذهنیت بد و اثرات منفی

کلمه برون سپاری چیزهای مختلفی را در ذهن افراد تداعی می کند. اگر در جامعه ای زندگی می کنید که یک شرکت کار را برون سپاری می کند و دوستان و بستگان شما را استخدام می کند، برون سپاری چیز خوبی است. اما اگر دوستان و اقوام شما به دلیل برون سپاری شغل خود را از دست داده باشند، برون سپاری کار خوبی نخواهد بود. همچنین، اگر بخشی از کار خود را برون سپاری کنید، ممکن است روحیه نیروی کارتان آسیب ببیند.

رایج ترین اشتباهات موجود در حوزه برون سپاری پروژه ها 

در طول مسیر کار با یک شرکت خدمات شبکه، دام هایی وجود دارد که ممکن است بسیار پرهزینه باشد. در ادامه راهکارهایی را به شما معرفی می کنیم که با استفاده از آنها می توانید در طول رابطه همکاری بر اساس برون سپاریخدمات شبکه، به نتایج مطلوبی دست پیدا کنید. پس از ورود حوزه فناوری اطلاعات به دهه 30 خود، کارشناسان و سیاست گذاران این حوزه گام های قابل توجهی در جهت سرعت بخشیدن به بلوغ آن برداشته و از تمام توان مدیریتی خود برای جلوگیری از گرفتار شدن در دام های پرهزینه ای که در این مسیر پیدا شده است، استفاده کرده اند. رندی ویل، مدیر ارشد مشاوره و خدمات مشترک برون سپاری KPMG می گوید که امروزه، ارائه دهندگان خدمات برون سپاری شبکه وارد نسل جدیدی از معاملات و قراردادها شده اند. اما آنها تعدادی رویکرد و رویه بسیار کارآمد دارند. آنها تمایل دارند سطوح خدمات بهتری را ارائه دهند که عملکرد واقعی سازمان و تجربه کاربر نهایی را بهتر منعکس کند. بدین ترتیب اهمیت فرآیند یکپارچه سازی خدمات و هماهنگی عملیات را نشان می دهد. عناصر استراتژیک باید نزدیک به محیط داخلی سازمان نگهداری شوند و قراردادهای انعطاف پذیرتری را توسعه دهند. البته این اهداف از اساسی ترین آنها هستند. اما در مسیر انعقاد آخرین قراردادهای برون سپاری، چند دام وجود دارد که افتادن در آنها بسیار پرخطر خواهد بود. علاوه بر این، متخصصان فناوری اطلاعات گاهی درگیر برخی خطاهای جدید و نوظهور می شوند. رعایت جوانب احتیاط برای جلوگیری از گرفتار شدن در این چاله های برون سپاری گامی بلند در راستای تسریع و پرورش مشارکت های مبتنی بر برون سپاری خدمات شبکه ای تلقی می شود که نتایج مطلوبی را به همراه خواهد داشت.

1_ تجدید نظر در انتخاب شرکت خدمات شبکه به جای پیگیری علل ریشه ای

متخصصان و مدیران فناوری اطلاعات به خوبی به اهمیت چابکی در عصر دیجیتال واقف هستند و برای حفظ انعطاف پذیری و امکان اعمال تغییرات در تصمیمات خود معمولا با چند شرکت قرارداد کوتاه مدت منعقد می کنند. با این حال، برخی از مشتریان برون سپاری بیش از حد بر جایگزینی شرکت ها تمرکز می کنند و نقش سازمان یا شرکت خود را در معامله نادیده می گیرند. وایلی معتقد است که این مشتریان «زمان زیادی را صرف جایگزینی ارائه دهندگان خدمات شبکه می‌کنند و اصلاً به مشکلات و مسائل ریشه‌ای توجه نمی‌کنند؛ این مورد برای بسیاری از شرکت‌های خدمات شبکه مشکل و دردسر بزرگی محسوب می‌شود. سرویس فناوری اطلاعات مشتریان باید برای درک کامل نقش خود در یک رابطه برون سپاری موفق وقت بگذارند و از سرزنش تامین کنندگان خودداری کنند.

2_به جای مشکلات، روی راه حل ها تمرکز کنید

مدیر بخش تحقیقات HFS Research، می گوید: "متداول ترین اشتباه در برون سپاری قراردادها و روابط، اعمال تمرکز شدید روی فناوری است که به دلیل شیوع و گسترش روزافزون فناوری است. دیجیتال در دنیای امروز اصلا موضوع عجیب و دور از ذهنی نیست، خرید جدیدترین و پیشرفته ترین ابزارهای تکنولوژی به ندرت به نتیجه مطلوب منجر می شود. ضمناً قبل از عقد قرارداد بر اساس برون سپاری خدمات فناوری اطلاعات، بازده مورد انتظار و مورد نظر خود را شناسایی کنند، بدین معنی که برای شناسایی این پارامترها، باید با همکاران و کاربران مذاکره و تبادل نظر صورت گیرد. می گوید: "در کنار هم قرار دادن انواع ذینفعان از شرکت های تجاری مختلف، دستیابی به یک دستاورد جدید و نوآورانه را ممکن می کند و به ما کمک می کند تا چالش ها را دوباره شناسایی کنیم. علاوه بر این، به این ترتیب زمینه جدیدی از همکاری و مشارکت پیش روی سازمان قرار می گیرد که پیش از این مغفول مانده بود. آبیشک شارما، نایب رئیس بخش تضمین قیمت در شرکت مشاوره برون سپاری گروه اورست می گوید: تمرکز بر پرداخت کمترین قیمت برای راه حل های از پیش تعیین شده نسبت به گذشته کمتر مورد استقبال قرار گرفته است. و تقاضا برای دریافت منابع تخصصی و تک حرفه ای به مبلغ معین که هر دو در نهایت منجر به کاهش اولویت پرونده مشتری و مختل شدن اعتماد می شود.

3_عقد قرارداد برای دستیابی به نوآوری

در عصر دیجیتال پویای امروزی، شرکت ها سخت تلاش می کنند تا رقابت را از یکدیگر بدزدند. به همین دلیل، آنها طبیعتا برای کمک به ارائه دهندگان خدمات فناوری اطلاعات مراجعه خواهند کرد. تنها مشکلی که در این زمینه وجود دارد این است که پس از امضای قرارداد، نوشتن درخواست برای پیشنهاد فسخ همکاری تقریبا غیرممکن خواهد بود. جیمی آرورا، یکی از شرکای ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات در گروه اورست، می‌گوید: «مشتریان دائماً شکایت می‌کنند که ارائه‌دهنده آنها قادر به پاسخگویی به نیازهای خلاقیت و نوآوری آنها نیست. اما در عین حال، این مشتریان تمایل به اجرای قرارداد دارند. فرآیندی مبتنی بر سبک های سنتی و با وجود قوانین سفت و سخت و غیر منعطف است.تجربه ما در این زمینه نشان می دهد که در اکثر موارد و شرایط، تامین کننده نیست که محدودیتی برای دستیابی به نوآوری و خلاقیت محسوب می شود، بلکه خود شرکت های مشتری هستند. عامل محدود کننده هستند».

استیو هال، رئیس و یکی از بنیانگذاران مشاوره و تحقیقات فناوری هوش مصنوعی ای اس جی(گروه خدمات اطلاعاتی) معتقد است مشتریانی که به دنبال خدمات متفاوت و منحصر به فرد هستند باید محیط و شرایطی را فراهم کنند که دستیابی به این هدف را تسریع و تسهیل کند. وی می گوید: انجمن های نوآوری و خلاقیت تشکیل دهید. ذینفعان و علاقه مندان را دور هم جمع کنید. گروه عرضه کننده را دعوت به همکاری و جشن و قدردانی از ایده های آنها کنید. نوآوری نتیجه تلاش رهبران و مدیران برای ایجاد شرایط لازم برای ایجاد نوآوری و نوآوری است. شاید اجرای همه ایده ها از توان شما خارج باشد، اما نادیده گرفتن آنها خلاقیت تامین کننده و شرکت مشتری را نیز از بین می برد.

4_تمرکز و تکیه بر فرمت های برون سپاری

مدیران و متخصصان فناوری اطلاعات نباید از رویکردهای سایر سازمان ها تقلید کنند. مارک تانوویتز، مدیر ارشد تحول کسب و کار و مشاور برون سپاری در پیس هارمون، می گوید: «مدیران و متخصصان فناوری اطلاعات به جای تقلید از رویکرد سازمان های دیگر، باید ایده ای هوشمندانه در مورد نیازهای سازمان داشته باشند و تفکر انتقادی را دنبال کنند.اجرای بهترین اقدامات و فرآیندهای برون سپاری مستلزم شناسایی و تعدیل زمینه فعالیت، چارچوب مالی و حوزه های ریسک پذیر در شرکت و علاوه بر آن اهداف، مقاصد و فرهنگ سازمان نیز باید به درستی تعریف شود.

 5_سختگیری و عدم انعطاف در تنظیم شرایط و ضوابط قرارداد

اصرار بر درج شرایط و ضوابط سخت و انعطاف ناپذیر در قراردادهای برون سپاری، تأثیر منفی بر مدل کسب و کار تامین کننده خواهد داشت و دود این آتش به چشم مشتری خواهد رفت. شارما می گوید: در برخی از قراردادها، انعطاف در تغییر قیمت و قیمت خدمات در نظر گرفته شده است و تجربه ما از بررسی چندین قرارداد و روابط همکاری نشان می دهد که تأثیر این انعطاف، تغییر 5 تا 7 درصدی در ارزش کل بوده است. در زمان امضای قرارداد، هدف از مذاکره باید حصول توافق و هماهنگی بین سازمان تامین کننده و الزامات سازمان مشتری باشد، نه اینکه مشتری به تامین کننده فشار بیاورد.

6_دست کم گرفتن تاثیر نیروی انسانی

بسیاری از مدیران سازمانی و متخصصان خدمات شبکه در تنظیم برنامه ای برای اجرای تغییرات لازم در محیط برون سپاری شکست خورده اند. در نتیجه با محدودیت ها و موانع زیادی در راه دستیابی به بازده مورد نظر خود مواجه خواهند شد. بیشتر اوقات، مدیران سازمان ها و شرکت ها فکر می کنند که سازمان یا شرکت آنها می تواند مدل های ارائه خدمات جدید را به درستی مدیریت کند. این تصور تا زمانی ادامه خواهد داشت که برای آنها ثابت شود که این شرکت مدل های ذکر شده را مدیریت نخواهد کرد. کارمندان برای برقراری ارتباط با اشخاص ثالث به مهارت های ارتباطی بسیار پیشرفته نیاز دارند. برخی از افراد این مهارت ها را یاد می گیرند و برخی دیگر هرگز آنها را یاد نمی گیرند. 

مدیران و متخصصان فناوری اطلاعات باید فعالانه و صادقانه با شرکت های شخص ثالث ارتباط برقرار کنند. و در عین حال نیازها و انتظارات اعضای گروه ذینفع خاص را در نظر بگیرید. تضمین امنیت فرآیند انتقال اطلاعات در بین کارکنان کلیدی، تدوین برنامه های کارآمد برای حفظ حضور کارکنان در محل کار و افزودن استعدادهای جدید به گروه منابع انسانی از جمله ضروریات است.

7_تمرکز ناکافی بر فرآیند انتقال اطلاعات

فرآیند انتقال اطلاعات بین یک سازمان فناوری اطلاعات و یک سازمان تامین کننده یکی از مولفه های اصلی و ضروری در روابط برون سپاری است که مستلزم تنظیم برنامه ها و رویکردهای کارآمد است. شرکت هایی که به استراتژی انتقال اطلاعات توجه کافی نداشته باشند با مشکلات تاخیر یا عدم دریافت عودت، از بین رفتن اطمینان و پشتیبانی مشتریان و قطع همکاری مواجه خواهند شد. قبل از شروع همکاری، مشتریان و شرکت های خدمات شبکه باید شناخت و درک صحیحی از محیط کاری سازمان های یکدیگر به دست آورند و فرآیندها، سیستم ها، سطح خدمات، حجم خدمات، قراردادها و انتظارات یکدیگر را بشناسند. در نهایت، آنها باید یک برنامه روشن برای فرآیند انتقال دانش تنظیم کنند. 

آنها باید برنامه های احتمالی را توسعه دهند و اثرات منفی بر اقدامات کلیدی سازمان را کاهش دهند. در این میان هزینه های خدمات شبکه نیز نقش بسزایی در تصمیم گیری مدیران دارد. مدیران و متخصصان فناوری اطلاعات همچنین باید برای مواردی که زمان طولانی دارند برنامه ریزی کنند (مانند فناوری هایی که باید توسعه یا خریداری شوند، یا استخدام نیروی کار جدید). علاوه بر این، آنها باید گروهی از متخصصان و کارشناسان در فرآیند انتقال اطلاعات یا یک بخش مدیریت برنامه ایجاد کنند تا بتوانند از دام ها و خطرات احتمالی ناشی از فقدان مهارت های مربوطه دور بمانند. وارما، یکی از مدیران ارشد KMPGمعتقد است: «کلید موفقیت خلاقیت است؛ و اینکه نباید به سادگی تسلیم محدودیت ها شوید.»

8_تخصیص سرمایه ناکافی به حاکمیت

مدل و چارچوب حاکمیتی کارآمد و مستند که شامل گروه مدیریت خدمات، تعدادی سهامدار و ذینفع، تعدادی از مدیران اجرایی و گروه مدیریت فروش باشد، یک ضرورت تلقی می شود. هال می گوید: در غیاب این مدل و چارچوب حکمرانی، اغلب با سوء تفاهم هایی در مورد انتخاب تصمیم گیرندگان و فرآیندهای تصمیم گیری، محل ارجاع مشکلات و مسائل و شناسایی همتایان مخاطب در دو سازمان مواجه خواهیم بود. " شارما می گوید: «مدیران و متخصصان فناوری اطلاعات باید به این نکته توجه داشته باشند که مدل و چارچوب حاکمیتی در اولین مراحل و دوران برون سپاری روابط باید به گونه ای تکامل یابد که به وضعیتی باثبات و باثبات برسد.»

9_مدیریت بر اساس توافقنامه سطح خدمات (SLA)

قرارداد سطح خدمات SLA شامل جزئیاتی در مورد انتظارات مشتری از نوع و کیفیت خدمات دریافتی از فروشنده است و توصیه هایی را برای مقابله با موقعیت هایی که نیازهای مشتری برآورده نمی شود ارائه می دهد. این قرارداد همچنان به عنوان یکی از اجزای اصلی و ضروری قراردادهای برون سپاری خدمات فناوری اطلاعات ذکر شده و مورد استفاده قرار می گیرد. اگرچه تهیه پیش نویس و امضای یک توافق نامه جامع در مورد سطح خدمات ضروری تلقی می شود، اما این توافق برای اطمینان از عملکرد تامین کننده در قرارداد اصلی کافی نخواهد بود. 

هال می گوید: "انتخاب و مدیریت سطوح مناسب خدمات یک فرآیند اساسی و حیاتی است. این فرآیند نباید تنها یک بار انجام شود و سپس فراموش شود. مشتریان خدمات فناوری اطلاعات باید سطح خدمات را به طور مکرر بررسی کنند و به دنبال راه حل های جدید برای بهبود عملکرد در طول مدت باشند. وی ادامه می دهد: "و اگرچه سطوح بالای خدمات ایده آل است، اما در دنیای امروزی، مشتریان و تامین کنندگان تمایل به انعقاد قراردادهای مبتنی بر عملکرد و تکیه بر معیارهای ترکیبی برای ارزیابی سطوح خدمات دارند. آنها می توانند نتایج و بازده بهتری از فرآیند برون سپاری دریافت کنند." دستیابی به این اهداف مستلزم وجود و عملکرد صحیح یک رابطه حاکمیتی قوی است.

برون سپاری پروژه ها در چه حوزه هایی صورت می گیرد؟ 

زمانی که شما تفاوت های میان آزادکاری و برون سپاری یا دورکاری و برون سپاری را درک کنید، می توانید به حوزه های کاری این موارد نیز ورود نمایید. حوزه های زیادی برای کسب درآمد از انجام پروژه های برون سپاری وجود دارد. شما با شناخت این حوزه ها و همچنین رابطه میان فریلنسری و برون سپاری می توانید درآمد مناسبی را از این حرفه به دست آورید. در ادامه به معرفی رایج ترین حوزه ها برای برون سپاری آنلاین می پردازیم. 

·      عملیات فناوری اطلاعات

·      شبکه و مخابرات

·      مدیریت منابع انسانی و بیمه

·      حسابداری

·      تبلیغات

·      امنیت

به طور کلی می توان گفت که بیشتر امور یک شرکت را می توان برون سپاری کرد، اما جالب است بدانید که برون سپاری آنلاین در برخی زمینه های کاری بیشتر مورد توجه قرار می گیرد. از مهمترین این رشته ها می توان به حسابداری، امنیت، امور مربوط به فناوری اطلاعات، تبلیغات، مدیریت بیمه و حتی منابع انسانی، ارتباطات از راه دور و ... اشاره کرد که هر کدام از این رشته ها دارای بخش های کاربردی نیز می باشند. کارهای ویژه برون سپاری در این زمینه ها باعث می شود منابع موجود در شرکت به خوبی مدیریت شود و فعالیت های مرتبط با آن در کنار پروژه های دورکاری و فریلنسری با کیفیت بالاتری انجام شود.

به طور کلی، برون سپاری آنلاین کار یکی از راه حل های مفید برای حل بسیاری از موانع مدیریتی برای اکثر شرکت های مختلف در زمینه های مختلف است. انجام آنلاین کار و پروژه فواید و نکات مثبتی دارد که در بالا به آنها اشاره کردیم. در واقع در اغلب موارد این امور به صورت دورکاری یا فریلنسری تحت عنوان کار آزاد انجام می شود که این امکان را به شرکت ها می دهد تا گردش مالی کارکنان خود را به خوبی مدیریت کنند و با کمبود بودجه مواجه نشوند. همچنین پروژه های شرکتی در اکثر زمینه ها برون سپاری می شوند که امکان کمک گرفتن از این راهکار برای مدیریت بهتر امور در تمامی زمینه ها را فراهم می کند.

مقایسه برون سپاری و دورکاری 

دانستن آنچه برون سپاری نیست به اندازه دانستن تعریف آن مهم است. در حقیقت برخی موارد وجود دارند که بسیار به برون سپاری نزدیک بوده ولی در واقع برون سپاری نیستند. شناخت این موارد می تواند به شما در درک رابطه برون سپاری و دورکاری آنلاین نیز کمک شایانی نماید. 

• زمانی که یکی از کارمندان شما برای مدت نسبتاً طولانی به مرخصی می رود و شما کارکنان موقت را جایگزین او می کنید.

• زمانی که کارمندان شرکت شما از راه دور کار می کنند و کارهای خود را از خانه انجام می دهند.

• زمانی که پروژه های سازمان را به شخص دیگری واگذار می کنید، اما با او مانند یک کارمند رفتار می کنید. به عنوان مثال، شما پروژه را به طور کامل نظارت می کنید یا از او می خواهید تا زمانی که با شما کار می کند با گروه دیگری همکاری نکند.

از آنجایی که بسیاری از مردم به اشتباه فریلنسینگ را با دورکاری یکی می دانند، برون سپاری را همان انجام پروژه ها از راه دور می دانند.

نکات لازم برای موفقیت در حوزه برون سپاری کارها و پروژه ها

• نمونه کارها را به دقت بررسی کنید.

• قبل از عقد قرارداد به صورت آزمایشی به پیمانکار محول کنید و یا برای مدت کوتاهی به صورت آزمایشی همکاری کنید.

• در صورت امکان با کارفرمایان قبلی فرد یا تیم صحبت کنید و میزان رضایت آنها را جویا شوید.

• زمینه فعالیت و تخصص فرد یا تیم مورد نظر خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که آنها قادر به انجام تمام وظایف مورد نظر شما هستند.

• یک قرارداد مفصل ببندید و تمام انتظارات و اهداف خود را در آن روشن کنید.

• از افراد متخصص در زمینه مورد نظر خود مشاوره بگیرید. اگر پروژه را به کسی که می‌شناسید بسپارید، خیالتان راحت است. حتی اگر آن شخص پروژه را خودش انجام نمی دهد، از او بخواهید فردی را به شما معرفی کند که صلاحیت دارد.

آشنایی با نمونه هایی از برون سپاری

برخی از پروژه ها شامل امور اصلی سازمان است و سازمان برای انجام این کارها ایجاد شده است. این وظایف را نمی توان برون سپاری کرد و باید توسط کارکنان سازمان انجام شود. دسته های دیگر وظایف جزء ماموریت اصلی سازمان نیستند، اما برای دستیابی به اهداف سازمان ضروری هستند که در ادامه به نمونه هایی از برون سپاری سازمان ها اشاره کرده ایم:

1) برون سپاری مرکز تماس

کسب و کارهای مختلف نیاز به ارتباط با مشتریان و تماس با آنها برای اهداف مختلف دارند. برای مثال گاهی برای پیگیری محصول و گاهی برای بازاریابی تلفنی نیاز به تماس با مشتریان است. هر چه تعداد مشتریان بالفعل و بالقوه سازمان بیشتر باشد، نیروهای بیشتری برای پاسخگویی به تماس های ورودی و خروجی آنها مورد نیاز است. سازمان های بزرگ یا فضای بزرگی را به مرکز تماس اختصاص می دهند یا این کار را به گروه های متخصص در این زمینه واگذار می کنند. جذب کارگران از راه دور روش دیگری است که برای این کار وجود دارد.

2) برون سپاری تولید محتوا

تولید محتوا یکی دیگر از فعالیت های تخصصی است که معمولاً برون سپاری می شود. بازاریابی محتوا یکی از مهم ترین روش های بازاریابی برای کسب و کارهای فعلی است که بی توجهی به آن زیان های زیادی را برای بخش بازاریابی سازمان به همراه دارد. مطالب دارای انواع مختلفی از جمله متن، تصویر، صوت و تصویر بوده و در قسمت های مختلفی مانند سایت و شبکه های اجتماعی مورد استفاده قرار می گیرند. تولید محتوا یک مهارت تخصصی است که زمان زیادی می برد. به همین دلیل، اکثر سازمان ها آن را برون سپاری می کنند.

3) برون سپاری حسابداری

در گذشته تمامی سازمان های کوچک و بزرگ دارای یک واحد حسابداری با حداقل یک کارمند بودند. با گذشت زمان، شرکت های حسابرسی توسعه یافتند. پس از شیوع کرونا، بسیاری از حسابداران به عنوان فریلنسر به فعالیت خود ادامه دادند. نتیجه این بود که برون سپاری حسابداری مانند بسیاری از پروژه های دیگر رایج شد. کار حسابداری و امور مالی از حساسیت بالایی برخوردار است و ارتباط مستقیمی با اطلاعات حیاتی سازمان دارد. به همین دلیل، بسیاری از مدیران ترجیح می دهند حسابداران کار را در داخل سازمان انجام دهند. برون سپاری حسابداری یکی از پروژه هایی است که مجریان آن معمولاً یک یا چند روز در ماه به شرکت مورد نظر مراجعه می کنند و کار خود را در آنجا انجام می دهند.

4) فرآیند بازاریابی

بازاریابی فرآیندی است که می توان آن را برون سپاری کرد، اما باید با دقت زیادی انجام شود. سازمان هایی که بخش بازاریابی را بدون دقت لازم برون سپاری می کنند با چالش هایی مانند کاهش فروش مواجه خواهند شد. از آنجایی که این فرآیند تأثیر مستقیمی بر درآمد سازمان دارد، باید با برنامه ریزی و استراتژی دقیق برون سپاری شود. به عنوان مثال، برخی از کسب و کارها با ایجاد یک بازاریابی وابسته یا سیستم بازاریابی مشترک، این فرآیند را خارج از سازمان رها می کنند.

5) فعالیت های مرتبط با فناوری اطلاعات

رشته های مرتبط با IT، برنامه نویسی، سخت افزار و نرم افزار پیشرفته و تخصصی هستند. بسیاری از این پروژه ها موقتی هستند، بنابراین سازمان ها نیازی به استخدام نیرو برای آنها ندارند. برون سپاری فعالیت های مرتبط با فناوری اطلاعات، برنامه نویسی، سخت افزار و نرم افزار از رایج ترین روش ها هستند. 

مشکلات برون سپاری در ایران

برخی از مشکلات برون سپاری در ایران در سایر کشورهای جهان وجود ندارد. به همین دلیل مدیران ایرانی باید راه های منحصر به فردی برای مدیریت این مشکلات بیابند. در ادامه به مهم ترین مشکلات برون سپاری در ایران اشاره می کنیم.

• عدم وجود نهاد مشخص جهت پیگیری و نظارت بر روند کاری فریلنسرها

• کمبود نیروی متخصص

• کیفیت پایین کار نهایی

• ذهنیت نامناسب گروهی از افراد در مورد برون سپاری (با گسترش فعالیت های فریلنسری این موضوع کم کم در حال حل شدن است)

• رفتارهای بد در تحویل پروژه و به هم ریختن برنامه ها

• عدم آگاهی از فرآیند واگذاری وظایف خارج از سازمان و مدیریت این امور

چگونه یک شرکت نرم افزاری مناسب برای برون سپاری پیدا کنیم؟

انتخاب ارائه دهندگان برون سپاری مناسب برای دریافت خدمات یک تصمیم دشوار است. اما در ابتدا باید توجه داشته باشید که هیچ شرکتی نمی تواند شریک ایده آل، کامل و بی نقصی برای شما باشد. انعطاف در روابط یک ضرورت است. برای اینکه بتوانید آگاهانه و هوشمندانه در این زمینه تصمیم بگیرید، انتظارات خود را از برون سپاری مشخص کنید و مهمترین معیارها را برای انتخاب تامین کنندگان برون سپاری مورد نظر خود مشخص کنید. انجام این فرآیند قبل از انتخاب تامین کننده واقعا مهم و ضروری است. زیرا بدون شک ایده های شخصی خود را برای شرکت شما اجرا می کنند و با توجه به توانایی ها و نقاط قوت خود بهترین و مناسب ترین ها را برای شرکت شما انتخاب می کنند. پس همانطور که گفته شد بعد از اینکه تصمیم به برون سپاری یک پروژه گرفتید، باید افرادی را پیدا کنید که در این زمینه متخصص باشند. این موضوع نیز چالشی است که مدیران باید بر آن غلبه کنند. البته اگر دقت زیادی داشته باشید فقط یک بار برای انتخاب انجام دهنده وقت صرف می کنید و بعد از آن برای هر پروژه با همان فرد یا گروه همکاری می کنید. از سوی دیگر، اگر در انتخاب ارائه دهنده دقت کافی نداشته باشید، باید چندین بار این روند را تکرار کنید.

برون سپاری بهتر است یا استخدام؟

این یکی از مهمترین سوالاتی است که. برای تعیین اینکه کدام روش برای یک پروژه بهترین است، باید تجزیه و تحلیل دقیقی انجام دهید و همه نکات را بررسی کنید. مزایا و معایب هرکدام را بررسی کنید و ببینید آیا می توان پروژه را برون سپاریکرد یا خیر.

آیا امکان برون سپاری مدیریت وجود دارد؟

بسیاری از مدیران فرآیند برون سپاری کار را تصور می کنند، یعنی تخصص مورد نظر را در اینترنت جستجو می کنند، به اولین سایتی که می بینند مراجعه می کنند و پروژه خود را تحویل می دهند. بعد از آن اگر پروژه با کیفیت مطلوب تحویل نشود از مشکلات برون سپاری در ایران گلایه می کنند و می گویند نیروی فریلنسر متعهد و حرفه ای وجود ندارد. در چنین مواردی نیمی از تقصیر متوجه مدیر تجاری است که بدون برنامه ریزی پروژه را برون سپاری کرده است. مدیریت برون سپاری به این معناست که اول از همه دلایلی را که چرا باید پروژه را برون سپاری کنید، شناسایی کنید. پس از اهداف، کار را به گروه ها یا افراد خارج از سازمان محول کنید. در مرحله بعد باید مزایا و معایب برون سپاری را بررسی کنید و بسنجید که آیا کار درستی است یا خیر. پس از آن باید فرد یا گروه واجد شرایطی را برای واگذاری پروژه پیدا کنید و پروژه را به آنها بسپارید. در طول قراردادی که با این افراد می بندید، انتظارات خود را مشخص کنید، همه چیز را روشن کنید تا بعد از اتمام پروژه با مشکل مواجه نشوید.

آیا مدیریت برون سپاری در طول پروژه ادامه دارد؟

همانطور که گفتیم یکی از دلایل برون سپاری پروژه این است که مدیران می توانند روی یک موضوع تمرکز کنند و روی موضوعات کلیدی تمرکز کنند. در فرآیند برون سپاری تصمیمات و نحوه انجام کار به مجری بستگی دارد اما این بدان معنا نیست که مدیر مجریان را تنها بگذارد و با پایان قرارداد به سراغ آنها برود. وقتی چیزی را برون سپاری می کنید، باید آن را نیز مدیریت کنید. نیازی نیست کل فرآیند پروژه را به صورت میکروسکوپی زیر نظر داشته باشید، فقط از روند اجرای آن آگاه باشید و در بازه های زمانی مختلف پیگیری کنید که پروژه در چه مرحله ای است. مدیریت برون سپاریمهارتی است که تفاوت بین موفقیت و شکست در پروژه های مورد اعتماد را مشخص می کند.

بهترین سایت برون سپاری پروژه

کارفرمایان به طرق مختلف با فریلنسرها کار می کنند. برخی از مجموعه ها و افراد قابل طرح ریزی وب سایت خود را دارند. کارفرمایان با مراجعه به وب سایت خود می توانند رزومه خود را بررسی کرده و پروژه ها را سفارش دهند. برخی از کارفرمایان با بررسی شبکه های اجتماعی مانند لینکدین یا شرکت در گروه های تخصصی تلگرام به دنبال فریلنسر می گردند. این روش نیز مناسب است اما از آنجایی که معمولا در روزهای ابتدایی همکاری، قراردادی بین کارفرما و کارجو منعقد نمی شود، ریسک بالایی دارد. سایت های فریلنسری نیز یکی از بسترهای مناسب هستند. با سایت برون سپاریهم کارفرما و هم کارجو از کیفیت کار و پرداخت مطمئن خواهند شد. این سایت ها بستر مناسبی برای ارتباط این دو گروه با یکدیگر هستند. 

سایت های زیادی در این حوزه فعالیت می کنند. سایت برون سپاری دو ایت یکی از این سایت ها است. در واقع شما با برون سپاری آنلاین در سایت Do it می تواند به رشد موقعیت شغلی خود کمک زیادی بکنید. البته باید به این نکته اشاره کرد که سایت برون سپاری دو ایت از یک اپلیکیشن نیز برخوردار است. اپلیکیشن برون سپاری Do it تا حد زیادی کار را برای کارفرمایان و فریلنسرها ساده کرده است. به همین دلیل می توان گفت که سایت برون سپاری دو ایت یکی از معتبر ترین سایت های موجود در حوزه انجام پروژه دورکاری و برون سپاری است. جالب است بدانید که کسب درآمد از کارهای برون سپاری شده در این سایت به شدت ساده بوده و تنها کافی است تا شما در این زمینه ها دارای مهارت باشید. 

نکات لازم برای موفقیت در حوزه برون سپاری کارها و پروژه ها 

پس از تصمیم گیری برای استخدام افراد حرفه ای باید بتوانید این منابع خارجی را مدیریت کنید و این یکی از چالش های اصلی برون سپاری است. اگر می خواهید مطمئن شوید که تجربه برون سپاری شما موفقیت آمیز است، مطمئن شوید که این مراحل ضروری را انجام داده اید:

1.    قبل از امضای قرارداد، پروژه و مهارت های مورد نیاز را تعریف کنید.

2.    اهداف پروژه را مشخص کنید و مشخص کنید که به دنبال چه چیزی در پروژه هستید.

3.    منابع لازم و همچنین زمان لازم برای تکمیل پروژه را مشخص کنید.

4.    از متخصصی که استخدام می کنید بخواهید تا برنامه زمانی دقیق پروژه را با توجه به مهلت شما در اختیار شما قرار دهد.

5.    یک برنامه مشخص برای سنجش عملکرد متخصصی که برای شما کار می کند و بازخورد عملکرد منظم داشته باشید.

6.    در نهایت برای مراحل اصلی پروژه درخواست پشتیبانی کنید. مشکلات را ارزیابی کنید و جایگزین ها را در نظر بگیرید.

علاوه بر این نکات برای رسیدن به موفقیت در این زمینه نیاز است تا به برخی تذکرات نیز توجه کنیم. البته این تذکرات سبب می شوند تا شما بتوانید مسیر خود را بهتر بشناسید. به همین خاطر بدون تلاش نمی توان به موفقیت در این مسیر دست پیدا کرد. در ادامه به بررسی این تذکرات می پردازیم. 

• نمونه کارها را به دقت بررسی کنید.
• قبل از عقد قرارداد به صورت آزمایشی به پیمانکار محول کنید و یا برای مدت کوتاهی به صورت آزمایشی همکاری کنید.
• در صورت امکان با کارفرمایان قبلی فرد یا تیم صحبت کنید و میزان رضایت آنها را جویا شوید.
• زمینه فعالیت و تخصص فرد یا تیم مورد نظر خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که آنها قادر به انجام تمام وظایف مورد نظر شما هستند.
• یک قرارداد مفصل ببندید و تمام انتظارات و اهداف خود را در آن روشن کنید.
• از افراد متخصص در زمینه مورد نظر خود مشاوره بگیرید. اگر پروژه را به کسی که می‌شناسید بسپارید، خیالتان راحت است. حتی اگر آن شخص پروژه را خودش انجام نمی دهد، از او بخواهید فردی را به شما معرفی کند که صلاحیت دارد.

کلام پایانی 

بنابراین زمانی که شما قصد دارید به عنوان کارفرما و یا فریلنسر وارد حوزه برون سپاری شوید بهتر است تا ابتدا با تمامی نکات پیرامون آن اشنا شوید. بررسی رابطه برون سپاری و دورکاری آنلاین به شما در این مسیر جهت خواهد داد. شما با درک این مفاهیم و شناخت رابطه میان فریلنسری و انجام پروژه برون سپاری می توانید وارد این حوزه شده و پروژه های مختلفی را انجام بدهید. از مهم ترین این امور می توان به برون سپاری پروژه شرکتی، برون سپاری پروژه طراحی، برون سپاری پروژه مهندسی، برون سپاری پروژه دانشجویی، برون سپاری پروژه تایپ و برون سپاری پروژه ترجمه اشاره کرد. به این ترتیب شما می توانید به کسب درآمد از انجام پروژه های برون سپاری پرداخته و حرفه خود را رشد بدهید. در این مقاله تلاش کردیم تا به تمامی نکات پیرامون فرایند برون سپاری آنلاین پرداخته و به سوال برون سپاری آنلاین چیست، یک پاسخ اصولی و جامع بدهیم. 

اپلیکیشن و سایت برونسپاری و دورکاری do it

www.doit.express