هفت مهارت و استراتژی ضروری در مدیریت زمان

این مقاله بخشی از نتایج تحقیقات سوزان مدسن با عنوان "پرورش رهبران پروژه" می باشد. آخرین کتاب سوزان ، "قدرت رهبری پروژه" می باشد که به شدت مورد استقبال مخاطبین قرار گرفت.

 

برای پیشرفت در کار خود، تحویل موفقیت آمیز پروژه ها و همچنین دریافت ترفیع یا افزایش حقوق، باید یاد بگیرید که به طور مداوم بر فعالیت هایی تمرکز کنید که بیشترین سود را برای پروژه های شما و مشتریانتان به ارمغان می آورند.

 

هرچه در حفظ تمرکز و مدیریت وقت خود بهتر باشید ، به نتایج بیشتر و بهتری خواهید رسید و راحت تر می توانید به موقع دفتر کار را ترک کنید. نه تنها مهارت های موثر مدیریت زمان به شما امکان می دهد در کار نتیجه بهتری بگیرید ، بلکه به شما کمک می کند در برابر فشار روانی مقاومت کنید و زندگی خارج از کار را با رضایت بیشتری دنبال کنید.

 

استراتژی های زیر به شما کمک می کند کارهای درست را در زمان کمتری انجام دهید.

 

1. روز خود را با تمرکز مشخص شروع کنید.

 

اولین فعالیت مرتبط با کار، در روز کاری شما باید تعیین این باشد که چه چیزی می خواهید در آن روز بدست آورید و چه چیزهایی را باید کاملاً به پایان برسانید.

 

قبل از اینکه ایمیل خود را بررسی کنید و شروع به پاسخگویی به سوالات و حل مشکلات کنید ، این هدف را روشن کنید. تنظیم یک تمرکز روشن برای روز شما ممکن است حتی به 5 دقیقه زمان هم نیاز نداشته باشد ، اما می تواند چندین ساعت در وقت و تلاش شما صرفه جویی کند.

 

2. یک لیست وظیفه پویا داشته باشید.

 

وظایف و فعالیتهایی را که باید انجام دهید، در یک لیست ضبط کرده و مرتباً در طول روز آن را بروزرسانی کنید. مرتباً از این لیست بازدید کرده و موارد جدید را به محض ظهور اضافه کنید.

 

 

اطمینان حاصل کنید که لیست شما یک مرور سریع از همه موارد ضروری و مهم را به شما ارائه می دهد و به یاد داشته باشید که شامل فعالیت های استراتژیک و ایجاد روابط و همچنین کارهای عملیاتی است.

 

3. تمرکز بر فعالیتهای با ارزش بالا

 

قبل از شروع کار جدید ، فعالیتی را شناسایی کنید که مثبت ترین تأثیر را بر روی پروژه شما ، تیم شما و مشتری شما بگذارد. در مقابل در برابر وسوسه ی ابتدا انجام دادن کارهای کوچک و غیر مهم ، مقاومت کنید.


با مهمترین چیز شروع کنید.

برای کمک به شما در ارزیابی اینکه بر روی کدام فعالیتها ابتدا باید تمرکز کنید ، موارد زیر را از خود سوال کنید:
مشتری یا تیم من در حال حاضر بیشتر به چه چیزهایی نیاز دارند؟
اگر تمام نشود چه مشکلی ایجاد می کند؟
بزرگترین سهم من در حال حاضر چیست؟

 

4- وقفه ها را به حداقل برسانید

 

هرچه زمان بی وقفه بیشتری در طول روز برای کار در خلال کارهای مهم بدست آورید ، موثرتر خواهید بود. فعالیتهایی را که منجر به ایجاد اختلال در کار شما می شوند ، شناسایی کرده و راه حلی پیدا کنید. 

 

 

اصولاً یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت زمان این است که حواس شما پرت نشود. به عنوان مثال ، هنگامی که در میان کار مهمی هستید ، از بررسی ایمیل ها و پاسخگویی به تلفن خودداری کنید.

 

 هنگامی که جریان کار خود را بشکنید یا وقفه ای در آن ایجاد کنید، برقراری مجدد جریان آن دشوار است. درعوض خود را نظم دهید تا یک وظیفه را یکجانبه و بی وقفه انجام دهید تا آنکه کامل شود.

 

5- تعلل را متوقف کنید

 

اگر در حفظ تمرکز مشکل دارید یا تمایل به تعویق کار دارید ، ممکن است از ایجاد یک تعهد خارجی (برای مهلت دادن به) خود بهره مند شوید. به عنوان مثال ، جلسه ای را طی دو روز تنظیم کنید که در آن کار خود را ارائه می دهید و در آن زمان، اقدامات شما باید انجام شود.

 

همچنین انجام ناخوشایندترین و شاید خسته کننده ترین کارها را به اوایل روز موکول کنید و بدانید دادن جوایز اندک به خود پس از اتمام این کارها، بسیار کارآمد است.

 

6. عملکرد چند وظیفه ای (انجام چندین کار به‌طور هم‌زمان) را محدود کنید.

 

بسیاری از ما  علاقه به چند وظیفه ای داریم و معتقدیم که همه آن ها را موثر انجام داده ایم ، اما شواهد نشان می دهد که نمی توانیم به طور موثر همزمان بر روی بیش از یک چیز تمرکز کنیم. 

 

 

به منظور متوقف کردن چند وظیفه ای ، این نکات را امتحان کنید: 

روز خود را به صورت گروهی با سارین برنامه ریزی کنید و زمان مشخصی را برای جلسات، تماس های برگشتی و انجام کارهای دقیق و تجزیه و تحلیل در میز کار خود اختصاص دهید.

 

پس هر زمان که خود را چند وظیفه ای دیدید ، یک دقیقه بایستید و آرام بنشینید.

 

7. روز خود را مرور کنید.

 

قبل از اینکه دفتر کار را ترک کنید ، 5 تا 10 دقیقه وقت خود را صرف مرور لیست وظایف خود کنید. اگر به آنچه می خواستید رسیدید ، به خود تلنگر بزنید.

 

اگر فکر می کنید تلاش روزانه شما کامل نبوده است ، تصمیم بگیرید که فردا کارها را برای رسیدن به آنچه که نیاز دارید متفاوت انجام دهید. با روحیه و تصمیمات عالی برای گرفتن سر نخ های کاری روز بعد دفتر را ترک کنید.

 

نتیجه گیری

به این مهارت های اساسی مدیریت زمان با یک تلاش مضاعف جامه ی عمل بپوشانید و مطمئنا متوجه خواهید شد که تا چه اندازه روزهای کاری و روال انجام پروژه های شما تسهیل شده و به بهترین شکل ممکن به سرانجام خواهد رسید.